+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

В какие сроки должен быть выплачен перерасход по авансовому отчету

Ошибки, допущенные при расчетах с подотчетными лицами, могут иметь для компании серьезные налоговые последствия. В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Игнорирование надлежащего оформления подотчетных документов может повлечь налоговые риски в части признания расходов по налогу на прибыль, доходов работников по НДФЛ, а также необходимостью начисления страховых взносов на сумму неподтвержденных расходов. Начиная с 19 августа г.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшиваем Кассовые документы и отчет Кассира (Касса счет 50) в Архив

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить ст. Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:. Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы.

Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает ст. Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.

Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск. После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель. Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней, после того как сотрудник представил отчет в бухгалтерию. Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска.

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:. Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм. Иванова приобрела для организации канцтовары. Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты , авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию , товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.

Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций возмещение перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту не относится ст. Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары работы, услуги за счет личных средств.

В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации п. Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:.

Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды дохода ст. Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами.

Для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность п. Порядок учета указанных расходов зависит от того, что оплачивал сотрудник. Так, например, представительские расходы, произведенные во время командировки, можно учесть в пределах норм. В особом порядке учитываются расходы при приобретении материалов и основных средств. На расчет единого налога при упрощенке с доходов и на расчет ЕНВД возмещение сотруднику перерасходованных подотчетных сумм не влияет, поскольку организации, применяющие эти спецрежимы, вообще не учитывают никакие расходы п.

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод учета применяет организация при расчете налога на прибыль. Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то момент компенсации сотруднику перерасхода для признания затрат по приобретенным товарам работам, услугам не важен.

Расходы признавайте в период их осуществления. Если организация рассчитывает налог на прибыль кассовым методом, то расходы считаются понесенными только после их фактической оплаты. Оплатой товаров работ, услуг признается прекращение встречного обязательства приобретателем перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой товаров работ, услуг.

При оплате товаров работ, услуг подотчетником погашение задолженности перед продавцом происходит. Однако, как разъясняют сотрудники Минфина России, до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем п.

Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода. Следовательно, для признания расходов в налоговом учете необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход. Организация применяет общую систему налогообложения.

Налог на прибыль рассчитывает кассовым методом. В этот же день купленные канцтовары переданы на хозяйственные нужды. При расчете единого налога при упрощенке организация вправе признать расходы только после их фактической оплаты. Об этом сказано в пункте 2 статьи Каких-либо особенностей в случае приобретения товаров работ, услуг через сотрудника представителя организации статьей Однако до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем п.

Следовательно, при расчете единого налога при упрощенке для признания расходов необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход. Организация применяет упрощенку.

Единый налог организация платит с разницы между доходами и расходами. Секретарь Е. Придется удержать НДФЛ, также безопаснее начислить страховые взносы.

А вот на расчет налога на прибыль, единого налога при упрощенке и ЕНВД возмещение сотруднику подотчетных сумм при отсутствии оправдательных документов не влияет п. С подотчетных сумм, возмещаемых сотруднику при отсутствии оправдательных документов, удержите НДФЛ.

Такие выплаты при отсутствии оправдательных документов являются его доходом ст. Так считают судьи см. Также придется начислить на эти суммы и страховые взносы. При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата. А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам ч.

Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов. Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет. Аргументы такие. Нельзя утверждать, что сотрудник присвоил себе сумму подотчетных денег, пока не доказано обратное. Для этого необходимо будет составить документы, подтверждающие расходование денег и оприходование товаров работ, услуг. Это могут быть:.

Можно даже составить документы, подтверждающие то, что указанная сотрудником цена приобретения не отличается от рыночной. Для этого подойдут, к примеру, прайс-листы и каталоги компаний, продающих аналогичную продукцию. К сожалению, в отношении НДФЛ такой подход неприменим. Пример компенсации подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов. Иванова не представила в бухгалтерию документы, подтверждающие понесенные расходы. Взносы на обязательное пенсионное социальное, медицинское страхование на суммы, выплаченные Ивановой, бухгалтер не начислял.

Как оформить и отразить в учете выплату премии за счет чистой прибыли. Как правильно заполнить больничный листок работодателю. Как отразить в учете расходы на медосмотр, проведенный по инициативе организации.

Перерасход подотчетных сумм не возмещают?

Деньги выдаются на ограниченный срок, по истечении которого работник должен предоставить авансовый отчет далее — АО с приложением документов, подтверждающих расходы. Ограничений такого срока нет. Как правило, его устанавливают в локальном акте. Основанием для перечисления также является заявление работника, содержащее, кроме обязательных сведений п. Важно: для исключения претензий поверяющих целесообразно закрепить перечень сотрудников в локальном акте организации, а также указывать такую возможность в договорах гражданско-правового характера. Подотчетные лица в бухучете — это прежде всего счет 71 Приказ 94н.

Деньги выдаются на ограниченный срок, по истечении которого Работнику выплачен перерасход по АО. 71 Авансовый отчет об израсходованных суммах необходимо сдать в бухгалтерию для проверки. Также к нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Расчеты с подотчетными лицами

Командировочные расходы, не превышающие нормы, установленные внутренними документами организации, оплачиваются в обязательном порядке. Но они должны быть обоснованы и документально подтверждены ст. Перерасход средств, выданных сотруднику под отчет, подлежит возмещению, только если он обоснованный ст. Перерасход считается обоснованным только при соблюдении условий: деньги потрачены на выполнение задания организации оговаривается в приказе руководителя о выдаче денежных средств под отчет и перерасход документально подтвержден. При невыполнении одного из условий деньги сотруднику не возмещаются. Решение о размере компенсации остается за работодателем. Если сумма перерасхода командировочных средств не утверждается руководителем к возмещению, то отражать ее в налоговых расчетах или бухучете не нужно. В случае приобретения работником на личные средства необходимых компании товаров или услуг, авансовый отчет может не оформляться. Сотруднику достаточно написать заявление и приложить подтверждающие документы в виде кассовых чеков, накладных, проездных документов и прочих.

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Денежные средства, которые выплачены подотчетному сотруднику и при предоставлении им подтверждающих документов не подлежат обложению НДФЛ. Причем это не зависит от того, какую систему налогообложения применяет компания. В статье рассмотрим ситуацию, когда в компании возник перерасход по авансовому отчету и порядок его возмещения. Иногда при проверке авансового отчета бухгалтер выявляет, что израсходовано сотрудником было больше денег, чем кассир ему выдал. Данный перерасход необходимо возместить в том случае, если он является обоснованным.

Предыдущая статья: Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета. Следующая статья: Проводки по авансовому отчету.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается? Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно? Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику? Перерасход по авансовому отчету — вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары услуги или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета АО , на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Стандартной практикой для организаций является предоставление сотруднику наличных или безналичных средств под отчет для производственных трат. После выполнения производственных трат или возвращения из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет. К авансовому отчету обязательно прилагаются оправдательные документы: товарно-кассовые чеки, бланки строгой отчетности, товарно-транспортные накладные и иные документы, которые могут подтвердить обоснованность совершенных трат. Всё это можно сделать и в электроном виде, например с помощью приложения для бизнеса Hamilton Авансовый отчёт. Компенсация может быть выплачена только после проверки налогового отчета бухгалтером организации. После проверки расходы по авансовому отчету учитываются в том периоде, когда он был утвержден. Выдача средств под отчет производится из кассы предприятия. Для возмещения расходов подотчетному лицу действует то же правило.

Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить ст. Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:.

Как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства п. Установить срок руководитель может как в виде определенного периода например, 14 рабочих дней , так и в виде конкретной даты например, до 9 июня. Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.